Isikuandmete töötlemine

Mustvee Linnavalitsus kui ametiasutus täidab avaliku võimu ülesandeid, mistõttu ametiasutuse tegevus on avalik. Lähtuvalt seadustest on ametiasutusel kohustus teatud osa dokumentidest ja teabest Internetis avalikustada või teha muul viisil igaühele kättesaadavaks. Oma tegevuse käigus kogub ja töötleb ametiasutus ka isikuandmeid ja isikute eraelu puudutavat teavet.  
Eraisikute isikuandmed ja eraeluline teave on linnavalitsuses saadud enamasti nii, kui isik meile kirjutab või on osaline mõnes menetluses.
 
Linnavalitsusse saabunud ja linnavalitsuses koostatud dokumendid registreeritakse dokumendiregistris, kus avalikustatakse elektroonilised dokumendid, millele ei ole juurdepääsupiirangut kehtestatud.
 
Kuidas näitame veebipõhises dokumendiregistris inimese nime?
 
Avalikus dokumendiregistris on eraisikute nimed nähtavad vaid initsiaalidega (ees- ja perekonnanime esitähed). Kui isik esindab juriidilist isikut, asutust või on füüsilisest isikust ettevõtja, on dokumendiregistris näha tema täisnimi, välja arvatud kui dokument on juurdepääsupiiranguga.   
 
Milliseid juurdepääsupiiranguid kasutame eraisikutega suhtluseks?
 
Dokumendi koostamisel või saamisel on töötaja kohustatud kontrollima, kas dokument sisaldab teavet, mis on asutusesiseseks kasutamiseks vastavalt avaliku teabe seadusele või mõnele eriseadusele ning vormistama vajadusel vastavad märked. Võimalikud juurdepääsupiirangute alused on sätestatud avaliku teabe seaduse §-s 35.
Juurdepääsupiiranguga dokumendi puhul on dokumendiregistris avalikult nähtavad dokumendi registreerimisnumber, pealkiri (teema), saaja/saatja initsiaalid, saatmise/saamise kuupäev ja märge juurdepääsupiirangu kohta. Kui dokumendi pealkiri sisaldab isiku nime või teisi isikuandmeid, avalikustatakse pealkiri üldsõnaliselt (näiteks „Avaldus", „Märgukiri" jms), arvestades dokumendi sisu.
Juurdepääsupiiranguga isikuandmeid kasutatakse ainult linnavalitsuse siseselt.
Me ei avalda dokumendiregistri kaudu eraisikute andmeid sisaldavaid dokumente.
Juurdepääsupiiranguga dokumentidega on võimalik tutvuda teabenõude esitamisel, kusjuures kolmandatele isikutele väljastatakse dokumente täies mahus ainult seadusega ettenähtud juhtudel. Teabenõude saamisel hindame, kas küsitud dokumendi saab välja anda täielikult või osaliselt. Dokumenti väljastades eemaldame isiklikud kontaktandmed (postiaadress, telefoninumber, e-posti aadress). Muus osas sõltub juurdepääsu piiramine küsitud dokumendi sisust.
 
Kirjavahetuses juriidilise isiku või asutuse töötajaga või füüsilisest isikust ettevõtjaga eeldame, et isik ei kasuta tööalaselt isiklikke kontaktandmeid. Tööalases kirjavahetuses ei ole tegemist eraisikuga ja dokumendid on dokumendiregistris avalikud, mistõttu isiklike kontaktandmete avalikuks saamine võib kahjustada oluliselt isiku eraelu puutumatust.
 
Kui kaua säilitame eraisikutega seonduvat kirjavahetust?
 
Kirjavahetuse toimikuid säilitame 5 aastat ja üldjuhul tähtaja möödudes dokumendid hävitatakse.
Pikemad säilitustähtajad on dokumentidel, mis on seotud erinevate menetlustega. 
 
Kas kasutame kirja saatmisel liht- või tähitud posti, krüpteeritud või krüpteerimata e-posti?
 
Kirja saatmisel eelistame võimalusel e-posti ja reeglina me seda ei krüpteeri. Kui isik pole avaldanud soovi suhtlemiseks e-posti teel, kasutame lihtposti. Dokumendi saadame isikule tähitult, kui menetlustoimingus on oluline selle adressaadini jõudmise kuupäev.
Kasutame kättetoimetamisel aadressandmeid, mida isik on meile ise avaldanud või mis on kättesaadavad rahvastiku- või äriregistrist.
 
Milliseid andmeid edastame haldusmenetluse raames kolmandatele isikutele?
 
Haldusmenetluse raames edastame kolmandatele isikutele andmeid vaid juhul, kui neil on selle küsimiseks otsene seadusest tulenev õigus (nt kohtueelne menetleja, kohus) ja põhjendatud vajadus.
Peame kinni põhimõttest mitte töödelda andmeid viisil, mis ei ole kooskõlas eesmärgiga, milleks me need andmed saime.
 
Kuidas avaldame riikliku järelevalve menetluse ja väärteomenetluse otsuseid?
 
Kui riikliku järelevalve menetluse ja väärteomenetluse otsustes sisaldub teave, mille oleme kohustatud tunnistama asutusesiseseks kasutamiseks avaliku teabe seaduse § 35 lõike 1 kohaselt, siis me nimetatud otsuseid ei avalda.
Väärteomenetluses tehtud väärteootsused edastame karistusregistrile, kus juurdepääs on piiratud ühekordsete alla 50 trahviühiku jäävate ja alaealiste väärteokaristuste andmetele.
 
Milliseid andmeid kogume asutusse tööle kandideerijatelt ja kaua neid säilitame?
 
Tööle kandideerijatelt küsime CV-d kandidaadi enda eelistatud vormis ja sisukuses. Ootame, et CV kajastaks kandidaadi hariduskäiku ja töökogemust. Eeldame, et võime suhelda kandidaadi poolt soovitajatena nimetatud isikutega. Kandidaadi kohta info kogumisel võime kasutada avalikke allikaid.
Kandidaadi andmed on juurdepääsupiiranguga teave, millele kolmandad isikud saavad juurdepääsu ainult seaduses sätestatud juhtudel. Kandidaatide andmeid ei avaldata teistele kandidaatidele ega isikutele, kes värbamis- ja valikuprotsessis ei osale. Kandidaadil on õigus teada, milliseid andmeid me tema kohta oleme kogunud, tal on õigus meie kogutud andmetega tutvuda ja anda selgitusi või vastuväiteid.
Kandidaatide esitatud dokumente ning muid värbamis- ja valikuprotsessi käigus tähtsust omavaid dokumente säilitatakse vajaduse möödumiseni, kuid mitte kauem kui üks aasta valiku lõppotsuse tegemisest.
 
Kuidas inimene saab tutvuda tema enda kohta käivate andmetega?
 
Me väljastame isiku kohta kogutud andmeid ja dokumente sellekohase soovi esitamisel. Kui isik kasutab pöördumiseks e-posti, soovime taotlust digitaalselt allkirjastatult, et oleksime isikuandmeid väljastades veendunud taotleja isikusamasuses.